Reparto de costes de superficie

Algunos operadores logísticos son capaces de responder casi de inmediato a las peticiones de oferta de almacenamiento y manipulación de sus clientes potenciales. Suele ser consecuencia de haber invertido previamente tiempo y recursos en la construcción de costes unitarios estándar por tipo de actividad, de los que surgen los precios que ofertan. Quienes así actúan se encuentran con que ignoran de dónde provienen las pérdidas y ganancias de explotación en sus almacenes multicliente.

Afortunadamente, son pocos los que actúan así; la mayoría se ha percatado de que construir un presupuesto operativo aporta mucha más información para decidir los precios de las actividades y les permite gestionar mejor su negocio.

Elaborar un presupuesto operativo de costes es muy sencillo, pero a veces se queda incompleto. Conocidos los recursos que se van a necesitar y el precio de cada uno de ellos, la previsión de gasto se sabe por una simple multiplicación. Un criterio empleado con bastante frecuencia es ignorar la repercusión en los costes de las inversiones realizadas, es decir, su amortización; al fin y al cabo, el margen comercial debe ser capaz de absorberlas. Lo mismo cabe decir de los costes de departamentos que no participan directamente de las actividades operativas: informática, recursos humanos, comercial, etc.

En la confección de presupuestos operativos de almacén se observa que, en bastantes ocasiones, solo se valora la superficie ocupada por las estanterías y sus pasillos de servidumbre. Se olvidan las áreas dedicadas exclusivamente a manipulación de mercancías, como pueden ser: muelles de carga y descarga, clasificación, pulmones, acondicionamientos, devoluciones, etc. En algunas operaciones pueden suponer más de un 20 % en relación con la superficie de almacenamiento y sus pasillos de servidumbre; se introducen distorsiones importantes en los costes.

A lo anterior se une la valoración de gastos generales de almacén. Existe la costumbre de considerarlos como un porcentaje de la superficie valorada. La imprecisión en la confección del presupuesto se agranda, al no haber considerado las áreas que no son de almacenamiento.

Se hace conveniente, pues, valorar todas las superficies que requiera una operación, especialmente cuando la manipulación de las mercancías es muy compleja.

Llegado el momento de desglosar los costes e imputarlos al almacenamiento o la manipulación, es costumbre asignar todo el coste de la superficie y los gastos generales de almacén al almacenamiento, sin reparar en nada más. Lo cierto es que este modo de asignación introduce errores en el valor de los costes unitarios de las operaciones.

Tiene sentido argüir que el coste de la superficie imputable al almacenamiento sea el ocupado por los sistemas de almacenamiento, sin pasillos de servidumbre. El coste de la superficie de los pasillos se debe imputar a la manipulación; es ella la que precisa pasillos para transportar la mercancía y preparar pedidos. Los pasillos no se necesitan para almacenar; los huecos sí.

El mismo argumento vale para indicar que el coste del resto de superficies necesarias para la operación debe imputarse a la manipulación.

Aunque los gastos generales del almacén se calculen en función de las superficies, sería conveniente desglosarlos en dos categorías: los relacionados con el almacenamiento y los que lo están con la manipulación. Una vez conocidos, se podrían imputar directamente a su correspondiente categoría. Dentro de los primeros se hallarían la seguridad y la protección contra incendios, como más destacados. En los segundos se encuadrarían los consumos de energía, agua, teléfono, y llegado el caso, la informática; todos ellos se producen cuando se mueven las mercancías.

Aplicar estos criterios en un primer desglose de costes tiene mucho más sentido que como se hace habitualmente. Los costes de almacenamiento sufren una reducción, mientras que los de manipulación aumentan. Su traslación a tarifas es almacenamiento más barato y manipulación más cara.

Conviene recordar que el verdadero negocio de un almacén no es guardar mercancía, sino manipularla, salvo en el caso de los archivos. Con esta concepción de asignación, los costes se sitúan en el lugar que les corresponde.

La tendencia actual en la gestión de almacenes, enfocada a aumentar su rotación, hace que los costes de almacenamiento se reduzcan al mínimo, en detrimento de los de manipulación, que apenas sufren incrementos significativos. El caso extremo se tiene en las plataformas de tránsito, en las que, en teoría, se precisa superficie de trabajo pero no se almacena mercancía.

El efecto contrario se tiene en los archivos y almacenes de baja rotación. El impacto de las superficies que no son de almacenamiento en los costes de manipulación es muy elevado, lo que puede dar pie a altas tarifas que producen rechazo en el cliente. La baja rotación produce un riesgo añadido de no poder recuperar una parte del coste de las superficies dedicadas a la manipulación, debido a los posibles cambios en los pocos movimientos a efectuar.

Estas reflexiones indican que asignar costes en virtud de la función en la que deben participar es lo correcto y lo conveniente.